NHỮNG LƯU Ý KHI CỤC XUẤT NHẬP CẢNH NHẬT BẢN GỌI ĐIỆN

Trong quá trình xét duyệt hồ sơ du học Nhật Bản, một số học sinh có thể được Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản gọi điện (Nyukan) để xác minh thông tin đã khai báo. Cuộc gọi có thể đến bất ngờ, khiến nhiều bạn lo lắng vì chưa biết cần trả lời những gì. Vậy Nyukan thường gọi điện khi nào, kiểm tra những nội dung nào và cần chuẩn bị ra sao? Jellyfish Vietnam sẽ giúp bạn giải đáp trong bài viết dưới đây.

1. Hình thức kiểm tra từ CXNC

Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản (Nyukan) là cơ quan phụ trách các thủ tục liên quan đến tư cách lưu trú của người nước ngoài tại Nhật Bản. Trong quá trình xét duyệt, cơ quan có thể yêu cầu xác minh thông tin để làm rõ những nội dung liên quan đến hồ sơ.

Tùy trường hợp, việc xác minh có thể liên quan đến người nộp hồ sơ, người bảo lãnh hoặc các thông tin về học tập, công việc và tài chính đã kê khai. Với hồ sơ du học, bạn nên chuẩn bị cho những hình thức liên hệ sau:

– Gọi điện cho du học sinh: Hỏi bằng tiếng Nhật và tiếng Việt.
– Gọi điện cho người bào lãnh: Hỏi bằng tiếng Việt.
– Gọi điện xác nhận tại Công ty/UBND địa phương: Hỏi bằng tiếng Việt.

Xem thêm: Trường hợp hồ sơ nào thường được CXNC gọi điện?

2. Thời gian CXNC gọi điện

Cuộc gọi từ Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản không được báo trước, vì vậy học sinh và người bảo lãnh nên chủ động chuẩn bị từ khi hồ sơ được gửi đi.

2.1. Thời gian gọi điện trong ngày

Theo kinh nghiệm được chia sẻ trong lĩnh vực du học Nhật Bản, các cuộc gọi xác minh thường được nhắc đến trong khung giờ hành chính tại Nhật. Một khung giờ tham khảo là từ 8:00 đến 18:00 theo giờ Nhật Bản, tương đương 6:00 đến 16:00 theo giờ Việt Nam.

Đây không phải lịch gọi điện chính thức áp dụng cho mọi hồ sơ. Vì vậy, bạn nên giữ điện thoại trong trạng thái có thể liên lạc và kiểm tra thông báo từ trường hoặc đơn vị tư vấn trong thời gian chờ kết quả.

2.2. Thời gian kiểm tra theo kỳ nhập học

Một số tài liệu kinh nghiệm du học đề cập đến các khoảng thời gian kiểm tra tham khảo như sau:

Các mốc trên không phải lịch xác minh chính thức của Nyukan và có thể không phù hợp với mọi trường hợp. Học sinh nên hỏi trường hoặc đơn vị tư vấn về tiến độ hồ sơ thực tế thay vì chỉ dựa vào bảng thời gian này.

3. Số điện thoại gọi đến có thể hiển thị như thế nào?

Khi chờ xác minh hồ sơ, bạn nên chú ý các cuộc gọi quốc tế, bao gồm những số có đầu +81 hoặc 0081. Một số cuộc gọi cũng có thể hiển thị dưới dạng số lạ hoặc không hiện số điện thoại.

Tuy nhiên, đầu số không đủ để xác định chắc chắn danh tính người gọi. Nếu người gọi tự giới thiệu là cán bộ Cục Xuất nhập cảnh và yêu cầu xác minh hồ sơ, bạn nên:

• Giữ bình tĩnh và lắng nghe nội dung trao đổi.
• Trả lời những câu hỏi phù hợp với thông tin đã khai báo.
• Không cung cấp mật khẩu, mã xác thực hoặc thông tin tài khoản ngân hàng không liên quan.
• Liên hệ trường hoặc đơn vị tư vấn để xác minh nếu cuộc gọi có dấu hiệu đáng ngờ.

Bạn cũng nên nhắc người bảo lãnh chú ý các cuộc gọi lạ trong thời gian hồ sơ đang được xét duyệt.

4. Cần chuẩn bị điện thoại như thế nào trước khi nhận cuộc gọi?

Chất lượng cuộc gọi ảnh hưởng đến khả năng nghe và trả lời câu hỏi. Trước thời gian chờ kết quả COE, bạn nên kiểm tra điện thoại và duy trì khả năng liên lạc ổn định.

Một số việc cần chuẩn bị gồm:

• Kiểm tra pin: Sạc điện thoại đầy đủ, tránh để thiết bị hết pin trong thời gian chờ cuộc gọi.
• Đảm bảo âm thanh rõ ràng: Kiểm tra loa, micro và tai nghe nếu cần.
• Bật chuông điện thoại: Điều chỉnh âm lượng đủ lớn để nhận biết cuộc gọi đến.
• Kiểm tra kết nối: Hạn chế đứng ở khu vực sóng yếu hoặc thường xuyên mất kết nối.
• Giữ điện thoại bên mình: Tránh bỏ lỡ cuộc gọi trong thời gian hồ sơ đang được xem xét.

Ngoài ra, hãy chuẩn bị trước một không gian yên tĩnh để trao đổi. Nếu đang ở ngoài đường hoặc nơi quá ồn, bạn có thể khó nghe rõ câu hỏi và trả lời chính xác.

5. Thái độ khi trả lời phỏng vấn

– Giữ thái độ bình tĩnh khi nhận được các cuộc điện thoại từ Cục. Bạn cần nhanh chóng di chuyển ra khu vực yên tĩnh, ít tiếng ồn để trả lời cuộc điện thoại. Trong lúc di chuyển, cần thông báo để phía Nhật giữ máy, không ảnh hưởng đến cuộc hội thoại của bạn: “Em xin lỗi anh/chị. Hiện tại em đang ở (trong lớp học, trong hội trường, ngoài đường, đi chợ, …) rất ồn ào. Vì thế, sẽ rất khó nghe ạ. Anh/chị làm ơn giữ máy để em di chuyển ra chỗ yên tĩnh. Em xin cám ơn.”

– Trong trường hợp bạn đang bận cũng có thể hẹn thời gian khác để đươc gọi lại. Nhưng lưu ý là bạn phải chắc chắn nghe máy được khi cục gọi lần thứ 2.

– Thể hiện thái độ vui vẻ; dùng thể lịch sự khi trả lời câu hỏi.

– Lắng nghe kỹ câu hỏi và trả lời tự tin, dứt khoát và chính xác thông tin.

– Khi nghe chưa rõ câu hỏi thì hãy nói “Làm ơn nhắc lại câu hỏi”.

– Không trả lời qua loa khi chưa hiểu rõ nôi dung câu hỏi. Vì việc trả lời sai hoặc thiếu thông tin cũng có thể dẫn đến việc Cục Xuất nhập cảnh không cấp Tư cách lưu trú (COE) cho bạn!

– Trả lời chính xác với những thông tin đã khai trong hồ sơ xin COE. Hãy nhắc nhở người bảo lãnh lưu ý các thông tin khi trả lời.

– Không để tiếng ồn chen vào khi đang phỏng vấn điện thoại.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm phỏng vấn du học Nhật Bản bạn nên biết

6. Một số lỗi thường gặp khi trả lời phỏng vấn

Dựa vào kinh nghiệm làm việc, Jellyfish Education tổng hợp lại những lỗi thường gặp nhất những cũng là lỗi thường xuyên dẫn đến việc trượt COE của các bạn du học sinh, cụ thể:

• Không trả lời được câu hỏi tiếng Nhật: Khi không nghe hiểu, bạn im lặng hoặc kết thúc cuộc gọi mà không đề nghị nhắc lại.
• Nhầm lẫn thông tin cá nhân: Quên ngày sinh, thời điểm tốt nghiệp, quá trình học tập hoặc thông tin cơ bản về gia đình.
• Trả lời không thống nhất với hồ sơ: Thông tin về trường học, người bảo lãnh, công việc hoặc nguồn tài chính khác với nội dung đã khai báo.

• Không nắm rõ kế hoạch du học: Không biết tên trường, địa điểm học hoặc chưa hiểu rõ mục tiêu sang Nhật.
• Thiếu tập trung khi nghe điện thoại: Trả lời trong lúc mệt mỏi, đang ở nơi ồn ào hoặc bị gián đoạn bởi công việc khác.
• Người bảo lãnh không nắm thông tin: Phụ huynh không biết những nội dung cơ bản đã kê khai về công việc, thu nhập hoặc kế hoạch chi trả học phí của con.

Nếu nhận thấy thông tin chưa thống nhất, bạn nên trao đổi với đơn vị phụ trách hồ sơ để kiểm tra lại. Không tự ý tạo câu trả lời nhằm che giấu sự khác biệt giữa thực tế và giấy tờ đã nộp.

7. Chuẩn bị câu hỏi gì cho cuộc phỏng vấn?

Sau đây là một số mẫu câu hỏi để các bạn du học sinh chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn từ Cục Xuất nhập cảnh:

1. Hãy giới thiệu bản thân
   自己紹介(じこしょうかい)をしてください。
   自己紹介(じこしょうかい)お願(ねが)いします
2. Em tên là gì?
   お名前(なまえ)は？
   名前(なまえ)はなんですか。
   お名前(なまえ)を教(おし)えてください。
   (Hùng)さんですか。（Em có phải là (Hùng) không?）
3. Ngày tháng năm sinh của bạn là khi nào?
   生年月日(せいねんがっぴ)を教(おし)えてください
   生年月日(せいねんがっぴ)はいつですか？
4. Ngày sinh nhật của bạn là khi nào?
   誕生日(たんじょうび)はいつですか。
   誕生日(たんじょうび)を教(おし)えてください
5. Em đang sống ở đâu?
   今(いま)、どこに住(す)んでいますか？
6. Sở thích của em là gì?
   趣味 (しゅみ) は　何(なん)ですか。
7. Hôm nay là tháng mấy, ngày mấy?
   今日(きょう)は　何月(なんがつ)　何日(なんにち)ですか。
8. Hôm nay là thứ mấy?
   今日(きょう)は　何曜日(なんようび)ですか。
9. Bây giờ là mấy giờ?
   今(いま)、何時 (なん　じ)ですか。
10. Em học tiếng Nhật từ bao giờ?
    いつから　日本語(にほんご)を　勉強(べんきょう)しましたか。
11. Em đang học tiếng Nhật ở đâu?
    どこで　日本語(にほんご)を　勉強(べんきょう)していますか
12. Ở Trung tâm có mấy lớp học? Mấy thầy cô?
    会社に　クラスが　いくつ　ありますか。
    先生(せんせい)が　何人(なんにん)　いますか。
13. Em học từ thứ mấy đến thứ mấy?
    何曜日(なんようび)から　何曜日(なんようび)まで　勉強(べんきょう)しますか。
14. Em học tiếng Nhật được bao lâu rồi?
    どのぐらい日本語(にほんご)を　勉強(べんきょう)しますか。
    何(なん)か月勉強(げつ　べんきょう)しましたか。
15. Một ngày học mấy tiếng?
    毎日(まいにち)　どのぐらい　勉強(べんきょう)しますか。
    毎日(まいにち)　何時間(なんじかん)　勉強(べんきょう)しますか？
16. Buổi tối em có học không? Học khoảng mấy tiếng?
    毎晩(まいばん)勉強(べんきょう)しますか。何時間(なんじかん)ぐらいですか。
17. Học từ mấy giờ đến mấy giờ?
    何時(なんじ)から　何時(なんじ)まで　勉強(べんきょう)しますか。
18. Hiện nay học đến bài bao nhiêu rồi?
    今(いま)、第何課(だいなんか)を　勉強(べんきょう)していますか。
19. Giáo trình đang học là gì?
    勉強(べんきょう)している本(ほん)は　何(なん)ですか。
20. Em được nghỉ thứ mấy?
    休(やす)みは　何曜日(なんようび)ですか。
21. Sáng nay em dậy lúc mấy giờ?
    今朝(けさ)、何時(なんじ)に　起(お)きましたか。
22. Tối qua mấy giờ đi ngủ?
    昨夜(ゆうべ)、何時(なんじ)に　寝(ね)ましたか。
23. Lớp học có bao nhiêu người?
    教室(きょうしつ)に　学生(がくせい)が　何人(なんにん)いますか。

24.Thầy hay cô dạy? Tên là gì?
教(おし)えている先生(せんせい)は女(おんな)の人(ひと)ですか、男(おとこ)の人(ひと)ですか。
先生(せんせい)の　名前(なまえ)は　何(なん)ですか。

25. Em đã đỗ kỳ thi tiếng Nhật nào?
    どんな試験(しけん)に　合格(ごうかく)しましたか
26. Em được bao nhiêu điểm?
    何点(なんてん)ですか。
27. Em thi chứng chỉ đó khi nào?
    いつ　受験(じゅけん)しましたか。
    いつ　試験(しけん)を　受(う)けましたか
28. Gia đình em có những ai?
    家族(かぞく)は　何人(なんにん)ですか。
    家族(かぞく)は　何人(なんにん)が　いますか。
29. Bố (mẹ) em làm nghề gì? Bao nhiêu tuổi?
    お父(とう)さん（お母(かあ)さん）のお仕事(しごと)は　何(なん)ですか。
    何歳(なんさい)ですか。（おいくつ　ですか。）
30. Ai là người bảo lãnh cho em?
    誰(だれ)が学(がく)　費(ひ)を　支払(しはら)いますか。
    経費支弁者(けいひしべんしゃ)は　誰(だれ)ですか。
31. Thu nhập của mẹ (bố) em là bao nhiêu?
    お母(かあ)さん（お父(とう)さん）の収入(しゅうにゅう)は　いくらですか
32. Em tốt nghiệp trường cấp 3 khi nào?
    いつ　高校(こうこう)を卒業(そつぎょう)しましたか？
33. Bạn tốt nghiệp cao đẳng khi nào?
    いつ　短期大学(たんきだいがく)を卒業(そつぎょう)しましたか？
    (Câu hỏi dành cho các bạn tốt nghiệp cao đẳng)
34. Bạn tốt nghiệp đại học khi nào?
    いつ　大学(だいがく)を卒業(そつぎょう)しましたか？
    (Câu hỏi dành cho các bạn tốt nghiệp đại học)
35. Bạn tốt nghiệp trung cấp khi nào?
    いつ　専門学校(せんもんがっこう)を卒業(そつぎょう)しましたか？
    (Câu hỏi dành cho các bạn tốt nghiệp trung cấp)
36. Lý do du học thì em viết tay hay đánh máy?
    留学(りゅうがく)の　理由(りゆう)は　手書(てが)きですか、コンピューターで　作(つく)りましたか。
37. Lý do gì khiến em đi du học Nhật Bản?
    どうして　日本(にほん)に　留学(りゅうがく)したいですか。
    どうして　日本(にほん)へ　留学(りゅうがく)しに　行(い)きたいですか。
    日本(にほん)へ　留学(りゅうがく)する理由(りゆう)は　何(なん)ですか。
    留学(りゅうがく)の　理由(りゆう)を　教(おし)えてください。

8. Kinh nghiệm chuẩn bị trước khi Cục Xuất nhập cảnh gọi điện

Để chủ động hơn trong thời gian chờ kết quả COE, học sinh nên xây dựng thói quen ôn tập và kiểm tra thông tin từ sớm.

• Ôn tiếng Nhật thường xuyên: Duy trì việc học từ vựng, luyện nghe và giao tiếp hằng ngày theo trình độ hiện tại.
• Luyện trả lời các câu hỏi cơ bản: Tập giới thiệu bản thân, nói về gia đình, quá trình học tiếng Nhật và lý do chọn du học Nhật Bản.
• Rà soát hồ sơ đã nộp: Ghi nhớ các thông tin quan trọng và kiểm tra những nội dung có thể được hỏi lại.
• Trao đổi với người bảo lãnh: Đảm bảo phụ huynh nắm được các thông tin đã khai báo liên quan đến công việc, thu nhập và kế hoạch tài chính.
• Thực hành phỏng vấn: Nhờ giáo viên hoặc người có kinh nghiệm đặt câu hỏi bằng tiếng Nhật để làm quen với tình huống bất ngờ.
• Giữ sức khỏe và sự tập trung: Ngủ đủ giấc, tránh để bản thân quá mệt mỏi trong thời gian chờ cuộc gọi.

Bạn không cần cố gắng học thuộc hàng chục câu trả lời trong thời gian ngắn. Hãy ưu tiên hiểu câu hỏi, nắm chắc thông tin hồ sơ và luyện phản xạ giao tiếp phù hợp với năng lực tiếng Nhật của mình.

9. Một số lời khuyên từ Jellyfish Education

– Các bạn du học sinh cần học tiếng Nhật liên tục trong thời gian 6 tháng trước khi sang Nhật để đảm bảo trình độ tiếng Nhật đầu vào của mình.
– Thường xuyên giao tiếp, luyện nghe tiếng Nhật.
– Luyện tập trả lời phỏng vấn trước với giáo viên, bạn bè và tự luyện tập.
– Tuyệt đối không uống rượu bia trong thời gian Cục đang kiểm tra hồ sơ. Nhìn chung, việc Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản gọi điện xác nhận thông tin với du học sinh Việt Nam cũng là một cuộc gọi khá đơn giản. Điều quan trọng để hoàn thành cuộc phỏng vấn một cách thuận lợi là thái độ tự tin, bình tĩnh cũng như sự chuẩn bị kỹ càng từ trước.

Xem thêm: Những việc cần làm sau khi có kết quả đỗ COE

Để biết thêm thông tin và được tư vấn miễn phí, hãy điền đầy đủ thông tin của bạn vào mục dưới nhé! Jellyfish sẽ liên hệ lại với bạn.

Jellyfish Vietnam – Hotline 096.110.6466

✦ Trụ sở chính: Tầng 1, Tòa Web3 Tower, ngõ 4 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội

✦ Văn phòng chi nhánh: Tầng 2, SH5.11 Vinhomes Marina, An Biên, Hải Phòng

Tham khảo thêm:

1. Bài viết cùng chủ đề Chi phí – Du học Nhật Bản

2. Bài viết cùng chủ đề Điều kiện – Du học Nhật Bản

3. Bài viết cùng chủ đề Visa du học Nhật Bản

4. Bài viết cùng chủ đề Học bổng – Du học Nhật Bản

5. Bài viết cùng chủ đề Trường đại học – Du học Nhật Bản

6. Bài viết cùng chủ đề Trường Nhật ngữ – Du học Nhật Bản