CÁCH XỬ LÝ KHIẾU NẠI CỦA DOANH NGHIỆP NHẬT

Hiện nay rất nhiều nhãn hàng tiêu dùng cũng như doanh nghiệp Việt Nam dần đánh mất chữ tín trong lòng khách hàng qua cách xử lý khiếu nại của khách hàng hay cách phục vụ. Trong khi ở Nhật thì ngược lại hoàn toàn; tôi xin chia sẻ 1 câu chuyên về hãng snack nổi tiếng ở Nhật – Calbee đã giải quyết khiếu nại của khách hàng và cải thiện lỗi sản phẩm như thế nào.

   Một khách hàng nọ vốn là “fan ruột” của snack khoai tây chiên của Calbee. Một ngày nọ, khi đang ăn món khoái khẩu này của mình, anh chàng có cảm giác như đang nhai…tóc trong miệng mình. Ngay lập tức, anh ta nhả miếng khoai tây chiên đang ăn trong miệng ra để xem thực hư thế nào thì thấy có một sợi dây mỏng mỏng dài dài. Do sợi dây này quyện chặt vào trong miếng khoai tây nên anh ta nghi ngờ đây là một lỗi trong quá trình sản xuất. Bản thân là người yêu thích sản phẩm này, thực ra anh ta cũng không quá bực bội hay gì cả nhưng anh ta lại tò mò không hiểu nếu mình gọi điện nói cho công ty chuyện này thì phản ứng của họ sẽ thế nào?. Nghĩ vậy, anh ta liền gọi điện cho bộ phận tiếp nhận ý kiến khách hàng theo số điện thoại được in phía sau bao bì sản phẩm.

văn hóa doanh nghiệp nhật

Nhận điện thoại của anh là một nhân viên nữ. Người này khi nghe anh nói “có một cái gì đó như là một sợi dây mỏng nằm trong miếng khoai tây chiên” đã ngay lập tức xin lỗi, với một cách nói mà anh thực sự cảm thấy được sự chân thành trong đó. Sau đó, cô ta xin anh cung cấp một số thông tin về gói sản phẩm anh đã mua, tên tuổi và thông tin liên lạc của anh. Cuối cùng cô nói, do công ty muốn điều tra cái gì đã lẫn vào sản phẩm như vậy tại nhà máy sản xuất nên mong anh hợp tác, gửi miếng sản phẩm đó cho công ty, công ty sẽ nhờ người của công ty vận chuyển đến tận nhà tiếp nhận nên anh không cần phải gói ghém gì, cứ để nguyên miếng khoai tây như vậy, bọc lại bằng một miếng khăn giấy là ổn rồi.

Ngay hôm sau, người của công ty chuyển phát đến nhà anh nhận miếng khoai tây ấy đúng như lời của cô nhân viên tổng đài đã nói.

2 ngày sau đó, anh nhận được điện thoại từ Calbee thông báo là công ty đã nhận được miếng khoai tây anh gửi, chân thành xin lỗi anh vì để điều tra nguyên nhân và báo cáo kết quả điều tra thì phải mất khoảng 1 tuần mới xong. Thực ra anh ta cũng không trông mong phản hồi của Calbee gì cho lắm nên khi nhận được điện thoại như vậy thì đã thực sự cảm kích.
2 ngày sau đó nữa, anh nhận được một kiện hàng nhỏ từ Calbee, trong đó có 5 sản phẩm khác nhau của hãng này kèm với thư xin lỗi đã gây phiền hà và khó chịu cho anh khi dùng sản phẩm của họ. Anh nghĩ, chỉ cần họ gửi cho mình đúng gói khoai tây chiên mình mua thôi là tốt rồi, đằng này họ lại gửi cho những 5 gói!
văn hóa doanh nghiệp nhật

6 ngày sau, anh lại nhận được điện thoại từ Calbee, lại chân thành xin lỗi vì đã để anh đợi lâu, đồng thời thông báo cho anh là báo cáo kết quả điêu tra dị vật đã có và họ sẽ gửi cho anh báo cáo đó.

2 ngày sau đó, anh ta nhận được một kiện hàng, cũng to như kiện hàng lần trước. Trong đó cũng có 5 gói sản phẩm khác nhau của Calbee, kèm với một phong bì được dán kín, bên ngoài có ghi rõ nội dung trong phong bì là báo cáo của công ty. Theo báo cáo này thì dị vật (mà theo anh là sợi dây mỏng) thực chất là một sợi chỉ, nhưng không phải là từ đồng phục của nhân viên nhà máy mặc trong quá trình sản xuất. Tiếp đến, họ giải thích chi tiết giải pháp khắc phục lỗi, để tránh những lỗi tương tự xảy ra trong tương lai. Cuối cùng, Calbee nhấn mạnh, chúng tôi sẽ cố găng hết sức để sản xuất những sản phẩm thực sự an toàn cho quý khách… Từng câu chữ làm cho anh cảm thấy thật yên tâm và hài lòng.

xử lý khiếu nại trong doanh nghiệp nhật
 

Anh ta tổng kết như vầy, từ sau khi nhận được điện thoại của anh, Calbee đã có 2 lần gọi điện để thông báo cho anh về tiến trình giải quyết khiếu nại của anh và 2 lần gửi thư và quà cho anh, thời gian giải quyết khiếu nại của họ mất 12 ngày. Có thể họ có và làm theo đúng quy trình xử lý khiếu nại của họ nhưng cái cách mà họ nói chuyện, cái cách họ viết thư, phải nói lịch sự đến mức cung kính, lễ phép đến mức không thể không hài lòng được; cho thấy được họ thực sự xem trọng sự việc này và họ thực sự sẽ nỗ lực để không xảy ra sự cố tương tự trong tương lai. Tất cả khiến cho anh thật sự hài lòng. Đó chính là quá trình xử lý khiếu nại và thay đổi của doanh nghiệp Nhật khi họ làm sai còn ở Việt Nam ?
Nước Nhật có rất rất nhiều điều mà chúng ta nên học hỏi; vì vậy các bạn sinh viên có cơ hội may mắn đi du học Nhật Bản thì hãy tận dụng điều ấy nhé. Đừng chỉ chăm chăm vào việc làm thêm hay cày tiền mà hãy tập quan sát xung quanh và học hỏi cách người Nhật sống và làm việc nhé.


Bản quyền thuộc về Jellyfish Education Vietnam 2018